在徐汇区合资公司中，股东会决议代理是一项重要的法律程序。它涉及到公司的重大决策，如增资、减资、合并、分立等。为了确保决议的合法性和有效性，股东会决议代理需要准备一系列的文件。<

二、公司章程及相关文件

1. 公司章程：这是合资公司最基本的法律文件，规定了公司的组织结构、股东的权利和义务等。

2. 营业执照：证明公司合法成立，具有法人资格。

3. 股东名册：记录了所有股东的姓名、出资额等信息。

4. 股东会会议记录：记录了以往股东会的决议和讨论内容。

三、股东身份证明文件

1. 身份证：股东的身份证明，用于确认股东的身份。

2. 护照：对于外籍股东，需要提供护照作为身份证明。

3. 营业执照：如果股东是公司，需要提供其营业执照。

四、授权委托书

1. 授权委托书：如果股东不能亲自出席股东会，需要委托代理人代为出席。

2. 委托人身份证明：委托人需要提供身份证明，以证明其有权委托代理人。

3. 代理人身份证明：代理人需要提供身份证明，以证明其身份。

五、股东会决议草案

1. 决议草案：这是股东会讨论的议题，需要详细列出决议的内容。

2. 决议草案的起草依据：说明决议草案的依据，如法律法规、公司章程等。

3. 决议草案的讨论意见：记录股东对决议草案的讨论意见。

六、会议通知及会议纪要

1. 会议通知：提前通知股东会议的时间、地点、议题等。

2. 会议纪要：记录会议的召开情况、决议内容、表决结果等。

七、表决票

1. 表决票：股东在会议中使用的表决工具。

2. 表决票的填写要求：明确填写表决票的要求，如签名、盖章等。

3. 表决票的统计方法：说明表决票的统计方法，如简单多数、绝对多数等。

八、会议记录

1. 会议记录：详细记录会议的召开情况、决议内容、表决结果等。

2. 会议记录的签字确认：记录完成后，需要所有参会股东签字确认。

3. 会议记录的存档：会议记录需要妥善存档，以备日后查阅。

九、法律意见书

1. 法律意见书：由律师出具，对股东会决议的合法性、有效性进行审查。

2. 法律意见书的审查内容：包括决议是否符合法律法规、公司章程等。

3. 法律意见书的签署：律师需要在法律意见书上签字。

十、税务文件

1. 税务登记证：证明公司已经完成税务登记。

2. 税务申报表：记录公司的税务情况。

3. 税务缴纳凭证：证明公司已经缴纳相关税费。

十一、财务报表

1. 资产负债表：反映公司的财务状况。

2. 利润表：反映公司的盈利情况。

3. 现金流量表：反映公司的现金流入和流出情况。

十二、审计报告

1. 审计报告：由会计师事务所出具，对公司的财务报表进行审计。

2. 审计报告的审查内容：包括财务报表的真实性、合法性等。

3. 审计报告的签署：审计师需要在审计报告上签字。

十三、变更登记文件

1. 变更登记申请书：申请变更公司登记事项。

2. 变更登记证明：证明公司已经完成变更登记。

3. 变更登记公告：公告公司变更登记事项。

十四、合同文件

1. 合同：记录公司与第三方签订的合同。

2. 合同履行情况：记录合同的履行情况。

3. 合同纠纷解决方式：说明合同纠纷的解决方式。

十五、知识产权文件

1. 专利证书：证明公司拥有专利权。

2. 商标注册证：证明公司拥有商标权。

3. 著作权登记证：证明公司拥有著作权。

十六、环境保护文件

1. 环境影响评价报告：评估公司项目对环境的影响。

2. 环境保护许可证：证明公司已经获得环境保护许可。

3. 环境保护设施验收报告：证明公司环境保护设施已经验收合格。

十七、安全生产文件

1. 安全生产许可证：证明公司已经获得安全生产许可。

2. 安全生产管理制度：记录公司的安全生产管理制度。

3. 安全生产事故报告：记录公司发生的安全生产事故。

十八、社会责任报告

1. 社会责任报告：记录公司的社会责任履行情况。

2. 社会责任评价：评价公司的社会责任履行情况。

3. 社会责任改进措施：提出改进公司社会责任的措施。

十九、合规文件

1. 合规报告：记录公司的合规情况。

2. 合规审查意见：审查公司的合规情况。

3. 合规改进措施：提出改进公司合规的措施。

二十、其他相关文件

1. 银行开户证明：证明公司已经开设银行账户。

2. 税务登记证明：证明公司已经完成税务登记。

3. 社会保险登记证明：证明公司已经完成社会保险登记。

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