在自贸区股份公司中，董事会作为公司的最高决策机构，其召集和主持工作对于公司的正常运行至关重要。以下是自贸区股份公司董事会召集和主持的一些基本要求：<

1. 董事会召集的合法性

董事会召集必须符合《公司法》及相关法律法规的规定。召集程序包括提前通知、明确议题、确定时间和地点等。以下是对合法性要求的详细阐述：

- 董事会召集应当提前通知所有董事，通知方式可以是书面、电子邮件或口头，但书面通知是最为常见和正式的方式。

- 通知内容应包括会议的时间、地点、议程、预期讨论的事项以及任何需要董事们事先准备的文件。

- 通知时间应确保董事有足够的时间准备会议，通常至少提前7天通知。

2. 董事会召集的透明度

董事会召集的透明度要求确保所有董事都能平等地获得信息，以下是对透明度要求的详细阐述：

- 会议议程应提前公布，以便董事们了解会议的主要议题。

- 会议记录应完整、准确，并及时提供给所有董事。

- 董事会决策的依据和理由应向所有董事公开。

3. 董事会召集的参与性

董事会召集应确保所有董事都有机会参与讨论和决策，以下是对参与性要求的详细阐述：

- 董事会会议应允许所有董事发表意见，无论其持股比例大小。

- 董事会决策应基于充分讨论和多数票原则。

- 对于有争议的议题，应允许董事提出不同意见，并在会议记录中予以记录。

4. 董事会召集的效率

董事会召集应注重效率，以下是对效率要求的详细阐述：

- 会议议程应合理规划，避免冗长和不必要的讨论。

- 会议应按时开始和结束，避免占用董事过多的时间。

- 对于紧急事项，应采取快速响应机制，及时召集董事会会议。

5. 董事会召集的记录和存档

董事会召集的记录和存档是确保公司治理透明和可追溯的重要环节，以下是对记录和存档要求的详细阐述：

- 会议记录应详细记录会议的讨论内容、决策结果和董事的意见。

- 会议记录应由记录员在会议结束后立即整理，并在下次会议前提交给所有董事。

- 会议记录应妥善存档，以便日后查阅和审计。

6. 董事会召集的合规性

董事会召集必须符合公司章程和内部规定，以下是对合规性要求的详细阐述：

- 董事会召集应符合公司章程中关于会议召集的规定。

- 董事会召集应符合公司内部管理制度的要求。

- 董事会召集应符合相关法律法规的规定。

7. 董事会召集的独立性

董事会召集应确保董事的独立性，以下是对独立性要求的详细阐述：

- 董事会召集应避免利益冲突，确保董事在决策时能够独立判断。

- 董事会召集应确保董事在会议中的发言不受外部压力。

- 董事会召集应确保董事在决策过程中能够充分表达自己的观点。

8. 董事会召集的保密性

董事会召集的保密性要求确保公司机密信息不被泄露，以下是对保密性要求的详细阐述：

- 董事会召集应确保会议内容不对外公开，除非得到董事会的明确同意。

- 董事会召集应确保会议记录中的敏感信息不被泄露。

- 董事会召集应确保董事在会议期间遵守保密规定。

9. 董事会召集的多样性

董事会召集应体现多样性，以下是对多样性要求的详细阐述：

- 董事会召集应确保董事的背景和经验多样化，以促进决策的全面性。

- 董事会召集应确保董事的性别、年龄和地域背景多样化。

- 董事会召集应确保董事的专业领域多样化。

10. 董事会召集的持续改进

董事会召集应不断改进，以下是对持续改进要求的详细阐述：

- 董事会召集应定期评估召集程序的有效性，并根据评估结果进行改进。

- 董事会召集应鼓励董事提出改进建议，并认真考虑这些建议。

- 董事会召集应关注行业最佳实践，并努力将这些实践应用到自身的召集工作中。

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