一、会议通知<

1. 会议通知函：由公司秘书或法定代表人发出，明确会议时间、地点、议程及参会人员名单。

2. 会议议程：列出股东会讨论的议题，如公司年度报告、利润分配、重大决策等。

3. 参会人员名单：包括股东、董事、监事等，以及列席人员。

二、会议记录

1. 会议签到簿：记录参会人员签到情况。

2. 会议记录稿：详细记录会议讨论内容、表决结果等。

3. 表决票：记录股东表决情况，包括同意、反对、弃权等。

三、股东身份证明文件

1. 股东身份证明：如护照、身份证等。

2. 授权委托书：如股东因故无法亲自参会，需提供授权委托书。

3. 股东持股证明：证明股东在公司中的持股比例。

四、公司相关文件

1. 公司章程：包括公司组织结构、股东权利义务等。

2. 公司营业执照：证明公司合法注册。

3. 财务报表：包括资产负债表、利润表等，供股东了解公司财务状况。

五、议题相关文件

1. 年度报告：包括公司经营情况、财务状况等。

2. 利润分配方案：包括分红比例、分红方式等。

3. 重大决策文件：如投资计划、并购方案等。

六、其他文件

1. 法律意见书：由律师出具，对股东会决议的法律效力进行评估。

2. 会议决议公告：对外公告股东会决议内容。

3. 会议决议执行情况报告：对决议执行情况进行跟踪和报告。

七、文件归档

1. 文件整理：将所有文件按照类别整理归档。

2. 文件保管：确保文件安全，便于查阅。

3. 文件更新：定期更新文件，确保信息准确。

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