一、公告发布与准备<

1. 公告发布：在嘉定区合资公司监事更换公告发布后，首先需要确保所有董事和公司内部相关人员都已经知晓这一变化。

2. 准备材料：收集并整理与监事更换相关的所有文件，包括公告原文、前任监事离职证明、新任监事任命文件等。

3. 确定时间：根据董事们的日程安排，确定一个合适的会议时间，并提前通知所有董事。

二、通知董事会成员

1. 发送邀请：通过电子邮件、电话或短信等方式，向所有董事会成员发送会议邀请，明确会议时间、地点和议程。

2. 确认出席：要求董事会成员在规定时间内回复是否能够出席，以便于安排会议场地和设备。

3. 通知缺席：对于无法出席的董事，应询问其是否可以委托代表出席，并记录在案。

三、召开董事会会议

1. 会议签到：会议开始时，由秘书或行政人员负责签到，记录出席董事名单。

2. 主持人开场：由董事长或指定的主持人宣布会议开始，并简要介绍会议议程。

3. 审议公告：主持人宣读监事更换公告，并邀请与会董事就公告内容进行讨论。

4. 讨论与表决：董事们就监事更换的原因、新任监事的资格和能力进行讨论，并提出意见和建议。

5. 表决通过：根据讨论结果，进行无记名投票，表决是否通过监事更换事项。

四、记录会议内容

1. 会议记录：由秘书或指定的记录员负责记录会议内容，包括讨论要点、表决结果等。

2. 形成决议：将会议决议形成书面文件，并由董事长或主持人签字确认。

3. 分发决议：将会议决议文件分发给所有董事，并要求其在规定时间内签字确认。

五、后续工作

1. 通知相关方：将监事更换决议通知公司内部相关人员和外部合作伙伴。

2. 更新公司文件：将监事更换信息更新至公司章程、股东会决议等相关文件中。

3. 完成备案：按照相关法律法规，将监事更换信息报送给嘉定区市场监督管理局进行备案。

六、总结与反馈

1. 会议会议结束后，由主持人对会议进行总结，强调监事更换的重要性和后续工作安排。

2. 反馈意见：鼓励董事们就会议内容和公司发展提出意见和建议，以便于公司不断改进和完善。

3. 跟进落实：由董事长或指定负责人跟进会议决议的落实情况，确保各项工作顺利进行。

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